Tror ikke Time Management – Tænk konfliktløsning
David begyndte, “Jeg har en stor tid forvaltning problem. Som redaktør får jeg ofte to klienter ringer med tildelinger. De kalder omkring 10 AM og begge ønsker deres projekter gennemført af midt på eftermiddagen. En tredje klient kalder derefter omkring frokosttid med en krise. Så har jeg alt for mange projekter-alle på én gang. Den næste dag, telefonen er tavse.”
David’s dilemma fik mig til at tænke på Jennifer, der arbejdede for to chefer, blå og grøn. Blå ville give hende en tildeling skal være afsluttet ved middagstid. Green ville kalde fem minutter senere med en anden tildeling-du gættede det-skal være afsluttet ved frokosttid. Jennifer var stresset og frazzled hele dagen lang. Vi hjalp hende med at forhandle med sin interne kunder – sin ledelsesteam – til at konfigurere en tjeneste leveranceplanen, der ville være fair for alle.
Uanset om dine kunder er intern eller ekstern, er nøglen at designe konsekvente politikker til at undgå konflikter. Her er nogle forslag, som arbejdede for mine klienter.
1. træne dine kunder fra get-go.
Klienter typisk er søde mennesker, der har ingen anelse om, hvad det tager for at levere din service. For eksempel, sendte en klient mig et projekt sammen med en ti-siders enkelt linjeafstand sæt af “noter”. Da jeg ringede med et spørgsmål, spurgte hun, “Kan du bare læse noterne?” Jeg forklarede, at jeg kunne tilbringe en time søger efter svaret på mit spørgsmål- og jeg ville have til at opkræve i overensstemmelse hermed. Undertiden klienter vil betale gebyret, så længe de får til at fjerne sig selv fra i kampen – men nogle gange de vil foretrække at blive mere involveret. Det er til dig at give dem valget.
2. udvikle en konflikt opløsning plan, før du har brug for det.
Som du står over for modstridende krav, udvikle et system, så du ikke behøver at spille dommer hver dag. Du kan insistere på 24 timers varsel, kommandoen ekstra udgifter til rush job, eller holde sig strengt til først til mølle, regler.
Arbejder for en virksomhed? Få alle til at enes om en regel for prioritering. Passer til din kommunikation stil til organisationens kultur. Hvis ingen ønsker at forhandle om, eller hvis du arbejder sent på alles projekter (mens de folk, der er tildelt disse projekter venstre timer siden), bliver din udfordring, “hvordan man kan håndtere urimelig chefer.”
3. design din løfter før tid.
Når en klient på telefonen, det er så fristende at sige, “du kun ønsker at betale X dollars? Ikke noget problem.” Eller du inviterer alle i en klasse til at sende dine spørgsmål, som du lover at svare indenfor 24 timer.
Slukker telefonen indser du du har lige begået til en timeløn, der er en brøkdel af din normale gebyr. (Vi har alle gjort dette mindst én gang.) Enten du leverer en halv-bagt løsning eller du lægger i masser af ulønnet overarbejde. Og enten måde, du vil finde dig selv resenting klienten og spekulerer på, hvorfor du kom ind i denne forretning i første omgang.
Erfaringer: modstridende krav? Du står ikke en time management udfordring. Du er på udkig efter en ny strategi – en måde at mesh din foretrukne arbejdsstil med behovene hos klienterne – og et sæt politikker til at beskytte dig fra din egen generøsitet.